Règlement intérieur

Référence :
Délibération du conseil Municipal du 19 mars 2007
Code général des Collectivités Territoriales, notamment l’article L 2144-3
Le présent règlement énonce les dispositions générales d’utilisation du Théâtre en Rond.
Les dispositions particulières seront énumérées dans la convention de mise à disposition du Théâtre en Rond.
Le responsable de l’exploitation de cet espace culturel est le maire et / ou son représentant.
Il est chargé de faire appliquer ce règlement avec les moyens et les prérogatives qui lui sont propres.

ARTICLE 1 : L’ORDRE DE PRIORITE D’UTILISATION

La priorité d’occupation du Théâtre en Rond s’établit selon l’ordre suivant :

1 – Sous la responsabilité du Maire, la commune est l’utilisateur prioritaire du Théâtre en Rond. Dans le cas où la municipalité accorderait la salle de spectacles comme lieu de répétition ponctuel aux associations culturelles sassenageoises, la commune se réserve le droit d’annuler ces créneaux de répétition en cas de besoin. En ce cas, une solution de remplacement dans une autre salle de la commune leur sera proposée.

2 – Les associations sassenageoises peuvent utiliser le Théâtre en Rond pour une manifestation – en priorité culturelle – par saison (de septembre à juin). Une manifestation signifie un jour d’occupation du Théâtre en Rond (une journée supplémentaire peut être accordée pour la répétition du spectacle). Cette utilisation se fait dans la limite des dates disponibles.

3 – Les associations sassenageoises peuvent réserver le Théâtre en Rond pour organiser des manifestations supplémentaires. Dans ce cas, la Commune étudie les demandes au cas par cas en fonction du calendrier et des besoins du service. La priorité va aux associations sous convention avec la commune ou participant à l’organisation des manifestations communales et aux manifestations à caractère culturel.

4 – Les institutions extérieures peuvent, en accord avec la commune utiliser le Théâtre en Rond mais uniquement pour des manifestations culturelles.

5 – Les organismes légalement constitués et les entreprises, peuvent également, en accord avec la commune, aussi utiliser le Théâtre en Rond pour leurs événements.

6 – Dans ces deux derniers cas un chèque de caution sera exigé.

ARTICLE 2 : LES TARIFS DE LOCATION

La gratuité d’utilisation du Théâtre en Rond est accordée aux associations sassenageoises, deux fois par saison. Au-delà, ces dernières ainsi que les associations extérieures, les organismes légalement constitués et les entreprises louent le Théâtre en Rond en s’acquittant du tarif voté par le Conseil Municipal. Le paiement est exigé d’avance, en même temps que le chèque de caution.
Sur dérogation exclusive de Monsieur le Maire, un organisme extérieur à la ville peut obtenir la gratuité, par exemple pour une manifestation à titre humanitaire…

ARTICLE 3 : LES TYPES DE MANIFESTATIONS

La commune privilégie dans la mise à disposition du Théâtre en Rond les manifestations communales et associatives à vocation culturelle comme, par exemple : théâtre, concert, danse, spectacle scolaire de fin d’année, etc…
Viennent ensuite les manifestations à vocation informative (assemblée générale, forum, congrès,…).
Le théâtre n’est pas prévu et n’accepte aucune rencontre sportive ni manifestation familiale (mariages, baptêmes…), sans dérogation aucune.
La commune se réserve le droit de refuser une manifestation à caractère confessionnel ou politique.

ARTICLE 4 : MODALITES PRATIQUES DE MISE A DISPOSITION

La commune établit, en collaboration avec les associations de la commune, un planning annuel des manifestations.
Une convention de mise à disposition de la salle, mentionnant la nature, la date, le jour, les heures précises de la manifestation et les tarifs de location, est signée entre la ville et l’utilisateur. Elle est accompagnée du règlement intérieur du théâtre.

1. Dans le cadre d’une location :

Avant la date de location effective, l’utilisateur retourne au service culturel la convention signée, accompagnée de :
– des attestations d’assurances obligatoires (en responsabilité civile générale et risques locatifs),
– du paiement et du règlement intérieur signé.
Toute annulation de réservation doit être faite au plus tard 2 mois avant la manifestation, sauf en cas de force majeure. A défaut, le chèque de caution sera encaissé.

2. Dans le cadre de mise à disposition à titre gracieux aux associations :

Une rencontre, au préalable à l’occupation du lieu, est obligatoire, un mois avant, entre l’association, et le service culturel (régisseur et responsable) ; celle-ci permet de définir le planning d’utilisation et les besoins techniques appropriés en fonction de la nature de la manifestation.
Toute demande de matériel ou besoin en personnel technique supplémentaire reste à la charge de l’utilisateur.

ARTICLE 5 : ETATS DES LIEUX

Dans le cadre d’une location, les états des lieux sont établis contradictoirement entre les parties prenantes avant et après la manifestation aux moments indiqués dans la convention de mise à disposition. Le chèque de cautionnement est restitué si les locaux et les matériels sont remis en l’état tel qu’initialement trouvés.
En signant le présent règlement, l’utilisateur accepte l’éventuel délai entre la fin de la manifestation et la signature de l’état des lieux.
Dans le cadre d’une mise à disposition gracieuse du lieu, des contrôles seront effectués par l’équipe gestionnaire du théâtre, l’un en fin de la saison professionnelle, l’autre à la fin de la saison associative.
Les dégâts et manquements constatés dans le 1er cas seront pris en charge par le budget communal ; ceux constatés dans le second cas seront imputés aux associations utilisatrices du théâtre au prorata du nombre de spectacles organisés et répartis entre chacune d’entre elles.

ARTICLE 6 : BUVETTE

L’utilisateur doit, si besoin est, formuler auprès du service état civil, une demande d’ouverture de buvette temporaire 1 mois avant la date de la manifestation, via la fiche de renseignements.
Conformément à la loi, les boissons mises en vente sont limitées à celles comprises dans les groupes 1 et 2 tel que le définit l’article L 33321-1 du code de la santé publique, soit :
Les boissons suivantes : les boissons non alcoolisées, boissons fermentées non distillées, à savoir le vin, la bière, le cidre, le poiré, l’hydromel, les vins doux naturels, les crèmes de cassis et autres, les jus de fruits ou de légumes fermentés comportant de 1 à 3 degrés d’alcool pur.
L’introduction de toute boisson sous quelque forme que ce soit (gobelet ou canette) est formellement interdite dans la salle de spectacle. L’organisateur est chargé de faire respecter scrupuleusement cette disposition et reste responsable des éventuels dégâts occasionnés par la présence de canette ou gobelet.
A cette fin, l’organisateur placera un point de contrôle à chaque accès de la salle, afin de faire appliquer cette mesure.
Tout manquement constaté, pourra entraîner l’exclusion de l’association de la programmation communale.

ARTICLE 7 : ESPACE BUVETTE

L’utilisation de l’espace buvette est mis à la disposition de l’utilisateur, qui pourra également servir pour une petite restauration. Pour rappel, en aucun cas il n’est autorisé de manger à l’intérieur de la salle, ni d’y apporter des boissons.
Le nettoyage de cet espace est obligatoire avant le départ du Théâtre en Rond, selon les règles d’hygiène élémentaire.

ARTICLE 8 : ESPACE CATERING

Pour des raisons d’hygiène et de sécurité, l’espace catering, c’est à dire le coin cuisine situé côté entrée artistes à droite à l’arrière du théâtre, sera condamné durant l’organisation des spectacles des associations et groupes scolaires, et l’accès non autorisé avec les cartes SALTO.

ARTICLE 9 : REGIE SON ET LUMIERE

La commune met à disposition de l’utilisateur un régisseur habilité SSIAP (sécurité incendie et assistance aux personnes) tel que le prévoit la législation en vigueur dans les ERP (Etablissement recevant du public), dès lors qu’il y a du public.
Pour la partie technique, dans le cadre d’une location, l’utilisateur est tenu d’employer à ses frais deux techniciens compétents et qualifiés. Dans celui d’une mise à disposition du lieu, principalement pour les associations culturelles et groupes scolaires, la Ville prend en charge le personnel technique nécessaire (son et lumière).
Tout apport de matériel autre que celui existant dans le Théâtre en Rond est à la charge et sous la responsabilité de l’utilisateur.
Un planning précis devra être élaboré en amont avec le régisseur de la salle et l’organisateur de la manifestation.

ARTICLE 10 : DROITS D’AUTEUR

L’utilisateur accomplira les formalités nécessaires auprès des organismes collecteurs des redevances de droits d’auteur.

ARTICLE 11 : LES OBLIGATIONS DE L’UTILISATEUR

L’utilisateur s’engage à :
► Signaler immédiatement à l’agent d’accueil du Théâtre en Rond, tout problème, toute dégradation, toute anomalie, toute difficulté liés à l’utilisation du Théâtre en Rond.
► Disposer uniquement des matériels et des locaux mis à sa disposition et exclusivement pour l’objet déclaré et autorisé. Tout apport de matériel extérieur est soumis à autorisation : il convient donc d’en donner la liste exhaustive au service culturel pour accord ;
► Mettre en place un système de billetterie même si l’entrée de la manifestation est gratuite, afin de pouvoir comptabiliser le nombre d’entrées et respecter les mesures de sécurité. Distribuer impérativement des tickets à tous les spectateurs, même pour les enfants en bas âge, tous les tickets devront être numérotés.
► Respecter les locaux et lieux utilisés ;
► Laisser libre les issues de secours et sorties extérieures et veiller à ne pas les condamner pendant la présence du public ; il est formellement interdit de se garer à l’arrière du théâtre en rond pour laisser l’accès libre à tous véhicules de sécurité ainsi que pour permettre un passage direct au local électrique et à la chaufferie. Le régisseur SSIAP veillera à la bonne application de la réglementation.
► Ne pas ajouter des chaises dans les coursives (passage obligatoire de sécurité)
► Aucun public ne doit être assis sur les marches des gradins, sous peine d’annulation du spectacle ;
► Remettre les locaux en ordre et en parfait état de fonctionnement et de propreté en utilisant les produits et les matériels d’entretien stockés dans les endroits désignés. Dans le cas contraire la commune commandera et facturera le nettoyage et la mise en ordre à l’utilisateur.
► Laisser propres les abords de la structure ;
► Mettre les déchets et ordures diverses dans des sacs plastiques et entreposer ces derniers dans les poubelles prévues à cet effet ;
► Utiliser des gobelets en plastique et des cannettes métalliques. (Interdire l’introduction dans la salle de spectacle)
► Déposer les emballages et les verres dans les conteneurs ;
► Utiliser seulement les parkings réservés à cet effet ;
► Prendre en charge, sous couvert de l’agent SSIAP présent, la surveillance, la discipline, favoriser la sécurité et le respect des personnes et des biens (permettre l’évacuation en cas d’incendie), selon la réglementation, en laissant au minimum deux personnes en permanence dans le hall durant toute la manifestation. Ces personnes nommément désignées devront l’être auprès du service gestionnaire du Théâtre en Rond avec précisions de leurs coordonnées complètes (nom, adresse, téléphone, mail).
► Prendre toute mesure nécessaire pour éviter toute nuisance du voisinage ;
► Respecter les horaires (début et fin d’occupation du Théâtre en Rond, début et fin de la manifestation) convenus et stipulés par la convention ; les utlisateurs devront quitter les lieux laissés propres 1h après la fin de la manifestation.
► Fermer la buvette à la fin de la manifestation.
Conformément à l’arrêté préfectoral n°97-5126, prendre toutes mesures utiles pour que les bruits émanant du Théâtre en Rond ne puissent à aucun moment troubler le repos ou la tranquillité du voisinage et ceci de jour comme de nuit. Toute manifestation culturelle doit obligatoirement se terminer avant minuit.
► Fin de la manifestation : L’utilisateur est tenu de rester jusqu’à la fin de la manifestation et de partir en même temps que l’agent d’accueil qui ferme le Théâtre en Rond.

ARTICLE 12 : LES INTERDICTIONS A L’UTILISATEUR

Il est interdit de :
► Accéder aux passerelles techniques
► Déposer, déconnecter, masquer tout élément ou dispositif d’éclairage qu’il soit d’ambiance ou de sécurité ;
► Dépasser la capacité d’accueil (421 au total – voir article 13);
► Déposer, manœuvrer tout dispositif d’incendie sauf en cas d’urgence ;
► Utiliser des confettis ou autres objets salissants et susceptibles d’endommager les locaux ;
► Utiliser des récipients en verres ;
► Amener des animaux dans les locaux ;
► Consommer des boissons et des denrées diverses dans les gradins;
► Modifier toute installation électrique, régie son et lumière, etc.….
► Fumer, quel que soit l’endroit du Théâtre en Rond, y compris à la buvette.

ARTICLE 13 : SECURITE

Le nombre de personnes maximum autorisé : (suivant les configurations de la salle et sous réserve des réglementations en vigueur)
Capacité maximale du théâtre : 421 places comprenant 361 places assises et 60 places maximum pour le personnel, et les artistes (encadrant compris).
Ex : si le nombre d’artistes (et d’encadrant) atteint 90 personnes (capacité maximale de la surface de scène), le nombre de places assises diminue d’autant, et atteint 331 places assises maximum autorisées pour être en conformité avec les règles de sécurité de l’établissement.
Le régisseur est en droit de pas lancer le début du spectacle dans le cas où ces règles fondamentales de sécurité ne seraient pas respectées.
L’utilisateur ne doit pas procéder à des installations volantes d’alimentation électrique. Il doit veiller à ne pas mettre des éléments de décoration près des sources de chaleur.
Les bouteilles de gaz et flammes nues (bougies, feux d’artifices,…) sont interdites dans le Théâtre en Rond et sur le parking.
Les tentures, décors ou autres éléments doivent répondre aux normes anti-feu.
Les PV l’attestant seront remis avant utilisation au régisseur général.
Si l’utilisateur met en danger la vie d’autrui en ne respectant pas les consignes de sécurité ordonnées par l’agent d’accueil du Théâtre en Rond, celui-ci peut momentanément interdire l’accès du public à la manifestation, le temps pour l’utilisateur de remédier au problème. Le Maire ou la police municipale en seront avertis immédiatement par téléphone.
Si l’information est détenue par l’organisateur avant le début de la billetterie, les places réservées aux personnes à mobilité réduite (situées sur le 1er rang), doivent être indiquées au régisseur général, pour placement.

ARTICLE 14 : ASSURANCE ET RESPONSABILITE

L’utilisateur doit souscrire les polices d’assurances en responsabilité civile générale et couvrant tous risques et dommages pouvant résulter des activités exercées pendant tout le temps de l’occupation du Théâtre en Rond.
La commune ne peut pas être tenue pour responsable de vols éventuels commis pendant le déroulement des activités au théâtre en rond, les utilisateurs devront veiller à se prémunir contre ce genre d’incidents.

ARTICLE 15 : SANCTIONS EN CAS D’INFRACTION AU REGLEMENT

En cas de non-respect du présent règlement, la commune se réserve le droit de sanctionner l’utilisateur selon les modalités suivantes :

– en cas de vandalisme et de dégradations, le chèque de caution ne sera pas restitué et les éventuels frais supplémentaires pour couvrir les dommages seront à la charge de l’organisateur ;
– si les horaires prévus ou si les conditions de sécurité des biens et des personnes ne sont pas respectées, le Théâtre en Rond sera purement et simplement interdit à l’association ou l’organisme loueur la saison suivante.
– si l’état du Théâtre en Rond après la manifestation nécessite l’intervention d’agents d’entretien, les heures de ménage sont facturées à l’organisateur ;
– En cas d’annulation moins de 2 mois avant la manifestation, la location reste due. Si le paiement n’est pas enregistré, le chèque de caution est encaissé dès le lendemain de la date de la manifestation programmée.

ARTICLE 16 : ANNULATION PAR LA COMMUNE

En cas de force majeure, la commune dispose du droit d’annuler toute manifestation sans contre partie.